Assistant du Maire - Villers les Nancy H/F - 54

Sous l'autorité du Maire et du DGS, en lien étroit avec le directeur de cabinet, l'agent apporte une aide permanente au Maire, en termes d'organisation personnelle, de gestion de ses différentes fonctions, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossiers. Il/elle assure la gestion des courriers et le suivi des évènements officiels.

Organiser la vie professionnelle du Maire
- Gérer l'agenda et prendre les rendez-vous en fonction des priorités définies par le Maire et en lien étroit avec le directeur de cabinet. Rappeler les informations importantes
- Effectuer l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire
- Renseigner les interlocuteurs (recevoir, filtrer, transmettre les messages, relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent)

Assurer le secrétariat administratif du Maire
- Prendre des notes, rédiger et mettre en forme tous types de courriers
- Réceptionner les courriers/courriels et assurer le suivi des réponses
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers pour le Maire
- Etre garant du suivi administratif de certains projets pour le Maire et le binôme cabinet/direction générale, préparer les supports de réunion en lien avec les services
- Assurer le suivi des courriers / dossiers dans le parapheur électronique

Assurer la coordination des relations entre les élus
- Assurer le suivi administratif des délégations des élus et de la composition du conseil municipal
- Veiller à la mise à jour de l'agenda des manifestations et évènements, en lien avec le cabinet et les services
- Assurer le secrétariat des réunions d'élus

Gérer le protocole
- Assurer la mise à jour des listes protocolaires, en lien avec le directeur de cabinet
- Assurer l'envoi des invitations
- Suivre le budget et les commandes de certains évènements (remise de médailles, avis de décès, fleurs, anniversaires des centenaires...)

Organiser les séances du conseil municipal et le suivi des actes administratifs
- Centraliser les documents préparés par les services
- Suivre l'organisation globale des séances du conseil municipal
- Suivre les transmissions des actes au contrôle de légalité