Assistant Administratif - Ifrage Pont St Vincent H/F - 54

1. ACCUEIL PHYSIQUE ET TELEPHONIQUE :
2. SUIVI ADMINISTRATIF DES DOSSIERS EN LIEN AVEC L'ACTIVITE DES FORMATIONS SANITAIRES et SOCIALES :
- Assurer le suivi administratif en lien avec la coordinatrice administrative de l'IFRAGE
- Renseigner les enquêtes, les bilans en lien avec l'activité des sites
- Utiliser et actualiser les outils de partage
- Utiliser les outils de gestion type
- Etablir le suivi des heures groupe dans le cadre de la Convention Etablissement de reversement
- Créer les groupes de formation sur GENEPI

3. SUIVI ADMINISTRATIF ET LOGISTIQUE DES SESSIONS DE FORMATION :
- PREPARATION ET OUVERTURE
- Etablir les dossiers administratifs des apprenants et assurer leur suivi
- Etablir et assurer la transmission des documents concernant les apprenants
- Etablir, assurer la transmission et le suivi des documents concernant les intervenants (lettre d'engagement, convention auto-entrepreneur, fiches de paiement)

- SUIVI DE FORMATION
- Saisir les emplois du temps préparés par les équipes pédagogiques, transmettre et assurer la traçabilité
- Accueillir les intervenants extérieurs
- Assurer l'organisation logistique des formations (réservation et préparation des salles, émargements)
- Effectuer le suivi des présences et justificatifs, informer et transmettre les éléments aux différents interlocuteurs (Direction, équipes administratives, équipes pédagogiques)
- Etablir les conventions de stage et s'assurer du suivi
- Préparer les documents liés aux stages (fiches horaires, livrets de compétences .)
- Assurer l'organisation logistique des évaluations et surveillance

- FIN DE FORMATION
- Etablir les certificats de réalisation
- Organiser la logistique et la communication de la remise des diplômes de leurs groupes

Conditions particulières d'exercice :

CDD à temps complet.

L'assistant(e) administratif(ve) est placé(e) sous l'autorité hiérarchique de la Direction de l'établissement.
Il/elle exerce en étroite collaboration avec les équipes pédagogiques et la Direction de l'IFRAGE (autorité fonctionnelle).

Profil recherché :

L'assistant(e) administratif(ve) assure l'activité administrative dans le cadre des formations sanitaires et sociales.
Au sein d'une équipe pédagogique, il/elle est la véritable interface entre les apprenants, les intervenants extérieurs, les structures d'accueil en stage, les employeurs et les équipes pédagogiques.
Il/elle assure et s'assure de la bonne gestion administrative des dossiers des apprenants, des formateurs et coordinateurs pédagogiques.
Il/elle accompagne et contribue à la sensibilisation de la démarche qualité - Assure la mise en oeuvre de la continuité de la démarche qualité.