Secrétaire de Mds Dédié·e à l'Ase - Offre 2457 H/F - 54

Descriptif et missions
Secrétaire de MDS dédié.e à l'ASE - offre 2457 H/F Ce poste est à pourvoir à Nancy.
Secrétaire de MDS dédié.e à l'ASE - offre 2457 H/F
il.elle est un interlocuteur.rice local.e pour l'ensemble des politiques publiques de la collectivité, en articulation permanente avec les professionnels de l'équipe ASE, les usagers, les différents services de l'institution, et les partenaires. Il.elle assure l'accueil du public au sein de l'équipe, identifie les demandes et en assure le traitement dans la limite de ses fonctions. Il.elle collabore à la gestion et au suivi administratif des dossiers pris en charge par l'ASE et organise le secrétariat. Sa fonction la plaçant au coeur de l'information, le respect du secret professionnel, et plus généralement de l'éthique propre au domaine d'intervention, est pour elle une préoccupation quotidienne.
Accueil
· Ecoute, identifie la demande, renseigner et/ou orienter auprès des professionnels de l'équipe et/ou des organismes compétents
· Remet au public les informations ainsi que la documentation utiles à ses démarches
· Fait le lien avec les travailleurs sociaux et le public rencontré
· Participe à la gestion des plannings, gère la prise de rendez-vous
· Evalue l'urgence et alerte les travailleurs sociaux en cas de nécessité
· Accueille les partenaires extérieurs ;au besoin, participe à l'accueil général du site
Gestion et suivi administratif des dossiers
· Gère et suit administrativement les dossiers par exemple en matière de rapports sociaux et/ou médico-sociaux : traitement informatique sur imprimés types ou sur logiciels, renseignements sur les dossiers sur un plan administratif (envoi, échéance, retour), envoi des mises à disposition, relances auprès des professionnels et transmission des réponses par messagerie,
· Tiens et mets à jour les échéanciers des mesures
· Assure la transmission des rapports
· Diffuse les copies des rapports d'établissements aux TS concernés
· Assure le classement, l'archivages et/ou transmission des dossiers sociaux et médico-sociaux
· Procède aux saisies régulières et tient à jour les données des usagers dans le Système d'Information Social (IODAS)
Organisation et secrétariat
· Gère le courrier de la mission (enregistrement, diffusion, envoi)
· Contribue à l'organisation des activités de la mission (création et gestion d'outils de gestion)
· Rédige des documents types et mettre en forme les écrits professionnels
· Participe aux réunions d'équipe
· Assure la mise à jour des listings, des imprimés et de la documentation, classer et archiver
· S'articule avec les professionnels de la mission pour assurer la continuité du service public avec validation du supérieur hiérarchique
· Assure un soutien informatique de premier niveau
· Gère l'organisation logistique de la mission (commande de fournitures, recensement du mobilier, demande d'interventions...), en lien avec le correspondant territorial logistique et bâtiments et la déléguée territoriale fonctions ressources
· Participe aux réunions de secrétaires médico-sociales, à des groupes de travail en accord avec le supérieur hiérarchique
· Est amené.e à se déplacer pour assurer une activité de secrétariat sur l'ensemble des sites de la MDS à laquelle il.elle est rattaché.e
Spécificité
Participe à la formation des étudiants (SMS, BTS Métiers du secrétariat et du secteur social)

Référence de l'offre : 1413wawn8b
Profil recherché
Secrétaire de MDS dédié.e à l'ASE - offre 2457 H/F Compétences techniques :
· Connaître les spécificités de l'activité de la collectivité
· Connaître les différentes politiques publiques de la collectivité
· Savoir situer son action dans le champ légal et réglementaire de ses domaines d'intervention
· Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
· Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage,...)
· Utiliser les techniques de recueil, de traitement et de diffusion de l'information
· Rédiger des courriers, des notes et des comptes rendus de réunions
· Maîtriser les outils du pack bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
· Utiliser les outils de messagerie (Outlook, navigation Internet)
· Utiliser les logiciels spécifiques du service/de l'activité
Compétences relationnelles :
· Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
· Faire preuve de distanciation face aux situations sensibles
· Savoir créer un climat et une relation de confiance
· Préserver la confidentialité des échanges et des dossiers
· Respecter la notion de secret professionnel
· Savoir gérer les interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
· Savoir écouter
· Etre capable de reformuler
· Savoir faire respecter des règles /échéances
· S'inscrire dans un cadre hiérarchique et fonctionnel
· Etre capable de collaborer avec les services et les interlocuteurs externes
· Etre en mesure de travailler en équipe
Compétences stratégiques :
· Décrypter les attentes et identifier les besoins
· Savoir être réactif et faire preuve de capacité d'initiative
· Etre autonome dans l'organisation et l'exécution de son travail
· Faire preuve de rigueur dans l'organisation de son travail
· Faire preuve de curiosité intellectuelle
· Savoir faire face à une situation de crise ou d'urgence
EC9876
Avantages collectifs au travail
Secrétaire de MDS dédié.e à l'ASE - offre 2457 H/F
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Amicale du personnel
- Abonnement CNAS ou FNAS
- ARTT
- CIA

Description de la collectivité

Le département de Meurthe et Moselle couvre une population de 733 821 habitants (591 communes réparties en 23 cantons). Forte de la diversité de ses 143 métiers différents exercés par 3350 agents, la collectivité pilote des politiques publiques ambitieuses, mises en oeuvre par des équipes pour lesquelles l'attention est portée aux enjeux de qualité de vie au travail des agents et d'amélioration continue des conditions de travail, à la fois dans une approche individuelle mais également collective.
Au sein de cette collectivité composée de six territoires départementaux, le territoire du Grand Nancy fort de plus de 257 000 habitants et de 136 300 emplois dispose d'atouts indéniables pour soutenir son développement et pour renforcer son attractivité et celle du bassin métropolitain, avec différents atouts : la combinaison université, recherche et créativité, des pôles médicaux de qualité, un secteur d'emploi tertiare développé, des projets urbains inscrits dans le plan national de rénovation urbaine, un fort tissu partenarial notamment en matière associative.
Le territoire du Grand Nancy couvre 20 communes et une Métropole, compte 340 agents, répartis sur 15 sites principaux et une dizaine de sites annexes. L'organisation territoriale s'articule autour de différentes entités :
- une direction de territoire au sein de la Maison du Département (MDD) accueillant les services ressources et certains services administratifs (Protection Maternelle et Infantile et Aide Sociale à l'Enfance),
- 6 Maisons Départementales des Solidarités (MDS) regroupées au sein de 4 périmètres d'action : Grand Nancy Est, Nancy Centre, Plateau de Haye-Provinces et Vandoeuvre Villers Les Nancy,
- un service territorial autonomie (STA) et un service territorial insertion (STI).
Sont également présents sur le territoire du Grand Nancy : la Médiathèque départementale, les Archives départementales, le Laboratoire vétérinaire et alimentaire départemental, 21 collèges et 6 espaces naturels sensibles.