Assistant·e de Direction - CDD Offre 766 H/F - 54

Descriptif et missions
Assistant.e de direction - CDD Offre 766 H/F Ce poste est à pourvoir à Nancy.
Assistant.e de direction - CDD Offre 766 H/F
MISSION : Sous l'autorité hiérarchique du directeur Enfance Famille et Santé Publique, il.elle apporte une aide permanente en terme d'appui, d'organisation, de gestion et d'animation de l'activité de la direction, d'accueil et d'information, de communication, de préparation, suivi et classement des dossiers. Est en charge du suivi de certains dossiers structurants au sein de la Direction.
ACTIVITES
Appui à l'organisation et gestion de l'activité de la direction
· Gère l'activité professionnelle du directeur et de son adjoint, en planifiant réunions, rendez-vous et déplacements ; participe à ce titre aux CODEFSP et CODEFSP restreint (comités de direction)
· Suit les plannings prévisionnels des directeurs et responsables de service rattachés à la direction au moyen de l'agenda électronique
· Prépare les dossiers en vue des réunions
· Assure la gestion du courrier entrant et sortant
· Tient à jour les plannings administratifs des différentes instances (bureau de l'Assemblée, commission permanente, session, CST...) et rappelle les délais concernant les documents préparatoires
· Rédige des courriers de réponse et saisit des notes, rapports et courriers relatifs aux dossiers traités par la direction
· Organise et effectue le classement de la direction
· Prend en charge et supervise la logistique nécessaire à l'activité de la direction
Appui à l'animation de la direction
· Suit les courriels et courriers signalés, sollicite les services et effectue les relances pour les réponses
· Vérifie et valide, en lien avec le directeur et de son adjoint, les rapports de commission permanente et de session
· Organise les réunions (réservation de salle, proposition d'ordre du jour, invitation...), participe à certains groupes de travail (partenaires extérieurs, conférence départementale, schéma enfance famille), rédige les comptes rendus et effectue le suivi des décisions prises
Accueil, information et communication
· Traite les appels téléphoniques (internes/externes) et accueille les visiteurs et rendez-vous en hiérarchisant les priorités
· Organise la transmission des informations au directeur et de son adjoint ainsi qu'aux services rattachés
· Travaille en binôme avec l'autre assistante de la direction et en réseau avec les assistantes de direction de l'ensemble des directions de la collectivité.
Spécificités
· Est en charge de dossiers spécifiques selon l'actualité et les besoins de la direction : suivi RH, rénovation du sens et méthode, intranet de la direction
· Est le.la référent.e OCTIME (logiciel de gestion des temps) pour la direction
· Vérifie les frais de déplacements pour l'ensemble des cadres rattachés à la direction.

Référence de l'offre : 27tavu9py5
Profil recherché
Assistant.e de direction - CDD Offre 766 H/F Compétences techniques :
- Maîtriser l'organisation et les circuits de décision de la collectivité
- Connaître les acteurs institutionnels de son domaine d'activité
- Connaître l'ensemble des politiques de solidarité
- Rédiger des courriers, des notes et comptes rendus de réunion
- Maîtriser les techniques de secrétariat (frappe, classement, archivage...)
- Mettre en forme les documents selon la chartre graphique
- Savoir élaborer et exploiter des tableaux de bord
- Instituer des règles de classement et d'archivage et les faire respecter
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, Powerpoint)
- Maîtriser les logiciels spécifiques du service

Compétences relationnelles :
- Savoir gérer des interlocuteurs difficiles avec courtoisie et fermeté
- Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique et physique
- Préserver la confidentialité des dossiers
- Faire preuve de diplomatie
- Coopérer avec les autres services de la direction
- Promouvoir l'image de la direction auprès des interlocuteurs

Compétences stratégiques :
- Intégrer les priorités de la direction dans la planification et la gestion du secrétariat
- Savoir anticiper
- Etre capable de prendre des initiatives
- Etre en mesure de traiter et de hiérarchiser les dossiers par degré d'importance ou d'urgence
- Filtrer à bon escient les appels téléphoniques
- Transmettre fidèlement les messages et attirer l'attention sur un problème éventuel
- Alerter sur des dysfonctionnements ou des urgences à traiter
EC9876
Avantages collectifs au travail
Assistant.e de direction - CDD Offre 766 H/F
- Restauration collective/titres restaurant
- Compte-Epargne Temps
- Amicale du personnel
- Abonnement CNAS ou FNAS
- ARTT
- CIA

Description de la collectivité

Le Département de Meurthe-et-Moselle (730 000 habitants, près de 600 communes) est reconnu depuis de très nombreuses années comme précurseur et novateur tant dans ses ambitions dans le domaine des Solidarités que dans la mise en oeuvre opérationnelle de ses politiques publiques.
Fort d'une synergie efficace de son organisation thématique et territoriale, de ses actions transversales et partenariales équilibrées et de ses méthodes de travail issues de l'innovation sociale, les élu.e.s et les services recherchent, élaborent et expérimentent des dispositifs adaptés aux besoins des populations les plus fragiles.
La politique publique de l'enfance et de la famille est mise en oeuvre par différents services de la collectivité et de nombreux partenaires publics ou associatifs.
S'inscrivant dans l'organisation territorialisée de l'action sociale et médico-sociale du Département, la Direction Enfance Famille et Santé publique (DEFSP) au sein de la Direction générale adjointe aux Solidarités (DGA SOL), se décline territorialement à deux niveaux, à savoir, des services à compétence départementale, et des services à compétence territoriale.
D'une part, sept services lui sont rattachés et ont une compétence territoriale départementale :
- La commission de recueil des informations préoccupantes (CRIP) nommé CEMMA, cellule de protection de l'enfance Meurthe-et- Moselle accueil,
- Le service départemental de régulation (SDRA) et le service départemental des Assistants familiaux (SDAF)
- Le pôle Aide sociale à l'enfance composé de 4 services : adoption, classothèque et accès aux origines, Relais éducatif parents-enfants (REPE), Mineurs non accompagnés (MNA) et Jeunes majeurs (JM)
Par ailleurs, le réseau éducatif de Meurthe-et-Moselle (REMM), 600 agents, est rattaché fonctionnellement au.à la directeur.rice de la DEFSP (le poste de directeur.rice du REMM est rattaché hiérarchiquement au.à la directeur.rice de la DEFSP)
La mission de protection maternelle infantile (PMI) est également partie intégrante de cette direction, et compte 2 services qui lui sont également rattachés avec compétence territoriale départementale, à savoir :
- planification, périnatalité et santé publique,
- promotion de la santé de l'enfant et modes d'accueil
D'autre part, chaque territoire d'action médico-sociale au nombre de 6, dispose d'un service d'Aide sociale à l'enfance et de protection maternelle infantile oeuvrant au sein des maisons départementales des Solidarités (MDS), en proximité des usagers.
Composés de médecins, sage-femmes, cadres de santé, travailleurs sociaux, agents administratifs, cadres, ces services peuvent mobiliser différentes compétences au service du public qu'ils accompagnent.