Assistant de Monsieur le Maire - Maxeville H/F - Communes

Vous êtes placé(e) sous l'autorité fonctionnelle de la Directrice de cabinet et hiérarchique du Directeur Général des Services

MISSIONS PRINCIPALES
- Organisation, gestion et suivi permanent de l'agenda professionnel et personnel de M. le Maire (invitations, réunions, représentations, rendez-vous, déplacements),
- Accueil téléphonique et physique du secrétariat de M. le Maire,
- Assister et accompagner les Maires Adjoints et les conseillers municipaux délégués/référents (dont représentations déléguées par M. le Maire aux évènements, manifestations, cérémonies et réunions),
- Faciliter les relations de l'équipe municipale avec l'ensemble des partenaires publics, économiques, sociaux et culturels de la collectivité,
- Travail en étroite collaboration avec la Directrice de Cabinet et la Direction Générale des Services,
- Relations avec les collectivités territoriales, les administrés et les services municipaux,
- Assistance administrative dont classement et archivage des dossiers de M. le Maire.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES
- Assister aux réunions protocolaires en lien avec la Directrice de Cabinet et en assurer le suivi administratif,
- Support à la constitution, la gestion et la mise à jour des fichiers protocolaires en lien avec la Directrice de Cabinet,
- Procéder aux envois et à la gestion des retours sur les invitations protocolaires (voeux, colloques, cérémonies diverses)
- Assister à l'organisation d'événements communaux : manifestations exceptionnelles, cérémonies, ...
- Procéder aux envois et à la gestion des retours des courriers de Monsieur le Maire,
- Support à la préparation et au suivi :
Du bureau municipal : envoie de l'ordre du jour après son établissement par M. le Maire et la Directrice de Cabinet, sur sollicitation des Maires adjoints, préparation logistique et administrative (calendrier des astreintes des élus, représentations de M. le Maire, mariages, pièces, notes, plans) en lien avec la Direction Générale des Services,
Des réunions de M. le Maire. : ordre du jour, reporting, courriers de suivi, agenda.
Accès à la boite mail / agenda de M. le Maire et à la boite mail mairie/contact.

- Connaître l'environnement territorial,
- Très bonnes qualités relationnelles, rédactionnelles et organisationnelles,
- Appliquer les règles de déontologie, de discrétion et de confidentialité,
- Sens de la diplomatie et de la loyauté,
- Disponibilité et réactivité,
- Travailler, partager et échanger en équipe,
- Gérer les situations de stress,
- Maîtriser les techniques de communication et l'outil informatique (Word, Excel, ...).

Contraintes du poste et points de vigilance
- Horaires souples et variables en fonction des contraintes d'agendas et besoins des dossiers de M. le Maire ou son représentant,
- Participation aux cérémonies patriotiques officielles,
- Organisation des congés en lien avec la direction de la communication et la direction générale des services.