Chargé de Gestion Administrative et Financière H/F - Ul Propuls

UL PROPULS recrute !
UL PROPULS renforce son équipe et recherche un(e) Chargé-e de gestion administrative et financière.
Vous aimez l'organisation, le travail en équipe et les chiffres ne vous font pas peur ? Vous avez envie d'évoluer dans un environnement stimulant, au croisement entre le monde de la recherche et de l'innovation et le domaine de l'événementiel scientifique ?

Votre rôle
En appui direct des responsables de pôles et de la direction opérationnelle d'UL PROPULS, vous êtes un-e acteur-rice clé du fonctionnement de la structure. Vous intervenez sur les volets administratifs, financiers et comptables.
Véritable pilier opérationnel, vous accompagnez les chargé-e-s de projet, contribuez à structurer, et fluidifier la gestion des différents contrats, en garantissant un suivi fiable et rigoureux.

Vos missions principales
Véritable interface administrative et opérationnelle, vos missions principales sont :

Administration de la structure
- Accueil téléphonique, gestion de la correspondance
- Participer à l'élaboration et à la relecture de documents administratifs et contractuels divers (contrat, convention, accord)
- Assurer l'interface avec les partenaires extérieurs

Gestion financière et comptable
- Gestion des fournisseurs (demande de devis, bons de commande, réception des factures, règlements, mise à jour des documents de suivi)
- Gestion des clients (facturation, règlements, relance, mise à jour des documents de suivi)
- Gestion des notes de frais
- Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé-e-s de projets
- Suivi post-contrats : bilans, clôture administrative et financière, retours partenaires
- Saisie des factures d'achats, de vente et des relevés bancaires dans le logiciel comptable
- Établissement des déclarations fiscales (TVA, DES, IS, CVAE)
- Etablissement des éléments préparatoires au bilan comptable annuel

En support à notre pôle Events, vous accompagnez également l'équipe projet dans les différentes étapes des événements que nous organisons :
- Appui à l'édition et au suivi des contrats de gestion financière des évènements
- Appui au paramétrage des outils de gestion des inscriptions
- Gestion des inscriptions des participants via une plateforme en ligne, traitement des demandes associées et gestion des exports, facturation des participants
- Contribution au suivi administratif et financier des projets : tableaux de bord, reporting et appui au pilotage budgétaire, en lien avec les chargé-e-s de projets
- Participation à la coordination logistique des événements (hébergement, restauration, transports, supports et matériels nécessaires au bon déroulement)
- Appui à la préparation des aspects administratifs et logistique en amont des événements (badges, documents, encartage)
- Appui à l'organisation sur site lors des événements (présence ponctuelle)

Porté.e par votre appétence pour l'événementiel, vous pourrez progressivement intervenir au-delà du cadre de l'appui administratif et participer à des missions variées et concrètes, au coeur de l'organisation et de la réussite des événements.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Fiscalité,Comptabilité analytique,Comptabilité générale,Elaborer, suivre et piloter un budget,Superviser la gestion financière,Améliorer des procédures administratives,Assurer la conformité réglementaire des opérations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Concevoir et mettre en oeuvre les procédures de gestion administrative interne,Contrôler la régularité des états financiers,Effectuer des consolidations budgétaires,Elaborer des prévisions budgétaires,Garantir la fiabilité des comptes et des documents comptables,Gérer les ressources matérielles d'un service administratif,Optimiser les processus administratifs,Planifier les activités financières,Suivre le budget de fonctionnement du périmètre confié,Superviser une clôture comptable

Langues: Anglais souhaité

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Permanence téléphonique