Assistante de Production - Vacances Adaptées Organisées H/F - Union Francaise Centre Vacances Loisirs

ufcvÀ propos de UFCV
Si l'intérêt général est votre moteur, si vous aimez mettre votre talent au profit des enfants et des jeunes ou des personnes en situation de handicap . nous partageons les mêmes valeurs !
L'UFCV, reconnue d'utilité publique, fondée en 1907, oeuvre à développer des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque.
Ses 1.300 salariés et 5.000 bénévoles, volontaires et jeunes accueillis en service civique oeuvrent sur l'ensemble du territoire, à travers 12 délégations régionales.
Le poste
Sous l'autorité du ou de la responsable de l'administration et des ventes des vacances adaptées (RADV) vous assurer le soutien administratif et logistique nécessaire à la production des séjours. Vous contribuerez à la fiabilité des opérations et au respect des échéances contractuelles.

Principales missions
Sous la responsabilité du RADV et en lien fonctionnel avec les responsables d'activité et référents de productions régionaux, vos principales missions seront de :

1. Gestion administrative des séjours de vacances adaptées
- Contribuer à la déclaration des séjours
- Contribuer au paramétrage des séjours sur logiciel (hébergements et descriptifs séjours)
- Préparer les documents administratifs des séjours
- Vérifier la conformité des justificatifs de dépenses des séjours

2. Gestion administrative des inscriptions (hors administration des ventes)
- Gérer les dossiers d'aides financières aux vacances
- Traiter et envoyer des comptes rendus des séjours vacanciers
- Gérer les remboursements des frais médicaux
- Contribuer à l'envoi des convocations

3. Appui logistique
- Suivre les réservations d'hébergements et de véhicules
- Suivre les paiements des contrats d'hébergements et de véhicules
- Assurer le lien administratif avec les prestataires

4. Soutien à la contractualisation CEE
- Création de contrats des encadrants de séjours
- Transmission des modifications contractuelles aux services RH

=> Connaissance des séjours de vacances adaptées serait un plus

Experience: 1 An(s)

Compétences: Concevoir un voyage à la carte,Créer une documentation technique,Identifier et sélectionner des fournisseurs, sous-traitants, prestataires,Bonne maitrise du pack office,Aisance avec l'outil informatique,Aisance utilisation de logiciels,Qualités rédactionnelles,Expérience administrative

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Compte-rendu
• Pack Office
• Création d'une base documentaire
• Choix de fournisseur