Assistant Administratif et Commercial - Assistante Administrative H/F - Union Francaise Centre Vacances Loisirs
- CDI
- Télétravail accepté
- Union Francaise Centre Vacances Loisirs
Les missions du poste
ufcv
À propos de UFCV
Si l'intérêt général est votre moteur, si vous aimez mettre votre talent au profit des enfants et des jeunes ou des personnes en situation de handicap . nous partageons les mêmes valeurs !
L'UFCV, reconnue d'utilité publique, fondée en 1907, oeuvre à développer des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque.
Ses 1.300 salariés et 5.000 bénévoles, volontaires et jeunes accueillis en service civique oeuvrent sur l'ensemble du territoire, à travers 12 délégations régionales.
Le poste :
Au sein de l'équipe administration des ventes, vous assurez le soutien administratif et logistique nécessaire à la production des séjours du secteur des vacances adaptées (séjour pour adultes handicapées).
Vous contribuerez à la fiabilité des opérations et au respect des échéances contractuelles.
Sous la responsabilité de la responsable administration des ventes et en lien fonctionnel avec les équipes opérationnelles, vos principales missions seront de :
Gestion administrative des séjours de vacances adaptées
Contribuer à la déclaration des séjours
Contribuer au paramétrage des séjours sur logiciel (hébergements et descriptifs séjours)
Préparer les documents administratifs des séjours
Vérifier la conformité des justificatifs de dépenses des séjours
Gestion administrative des inscriptions (hors administration des ventes)
Gérer les dossiers d'aides financières aux vacances
Traiter et envoyer des comptes rendus des séjours vacanciers
Gérer les remboursements des frais médicaux
Contribuer à l'envoi des convocations
Appui logistique
Suivre les réservations d'hébergements et de véhicules
Suivre les paiements des contrats d'hébergements et de véhicules
Assurer le lien administratif avec les prestataires
Soutien à la contractualisation CEE
Création de contrats des encadrants de séjours
Transmission des modifications contractuelles aux services RH
Informations rémunération et conditions de travail
Rémunération et avantages :
(indice 285 de la convention collective ECLAT)
Primes conventionnelles complémentaire (prime familiale, reconstitution de carrière).
Télétravail volontaire possible selon organisation du service.
Complémentaire santé/ prévoyance - Harmonie mutuelle.
Poste à pourvoir à partir du 1er octobre 2026.
Profil recherché :
Formation de niveau Bac +2 à la gestion administrative : BTS assistance de direction, DUT Logistique, BUT gestion administrative et commerciale.
Compétences :
Aisance avec l'outil informatique et l'utilisation de logiciels
Bonne maitrise du pack office
Aisance relationnelle
Expériences :
Expérience de la gestion administrative
Connaissance des séjours de vacances adaptées serait un plus
Qualités :
Rigueur et sens de l'organisation
Polyvalence, capacité d'adaptation
Sens du travail en équipe
Qualités rédactionnelles.
À propos de UFCV
Si l'intérêt général est votre moteur, si vous aimez mettre votre talent au profit des enfants et des jeunes ou des personnes en situation de handicap . nous partageons les mêmes valeurs !
L'UFCV, reconnue d'utilité publique, fondée en 1907, oeuvre à développer des actions innovantes pour répondre aux enjeux sociétaux de son époque.
Ses 1.300 salariés et 5.000 bénévoles, volontaires et jeunes accueillis en service civique oeuvrent sur l'ensemble du territoire, à travers 12 délégations régionales.
Le poste :
Au sein de l'équipe administration des ventes, vous assurez le soutien administratif et logistique nécessaire à la production des séjours du secteur des vacances adaptées (séjour pour adultes handicapées).
Vous contribuerez à la fiabilité des opérations et au respect des échéances contractuelles.
Sous la responsabilité de la responsable administration des ventes et en lien fonctionnel avec les équipes opérationnelles, vos principales missions seront de :
Gestion administrative des séjours de vacances adaptées
Contribuer à la déclaration des séjours
Contribuer au paramétrage des séjours sur logiciel (hébergements et descriptifs séjours)
Préparer les documents administratifs des séjours
Vérifier la conformité des justificatifs de dépenses des séjours
Gestion administrative des inscriptions (hors administration des ventes)
Gérer les dossiers d'aides financières aux vacances
Traiter et envoyer des comptes rendus des séjours vacanciers
Gérer les remboursements des frais médicaux
Contribuer à l'envoi des convocations
Appui logistique
Suivre les réservations d'hébergements et de véhicules
Suivre les paiements des contrats d'hébergements et de véhicules
Assurer le lien administratif avec les prestataires
Soutien à la contractualisation CEE
Création de contrats des encadrants de séjours
Transmission des modifications contractuelles aux services RH
Informations rémunération et conditions de travail
Rémunération et avantages :
(indice 285 de la convention collective ECLAT)
Primes conventionnelles complémentaire (prime familiale, reconstitution de carrière).
Télétravail volontaire possible selon organisation du service.
Complémentaire santé/ prévoyance - Harmonie mutuelle.
Poste à pourvoir à partir du 1er octobre 2026.
Profil recherché :
Formation de niveau Bac +2 à la gestion administrative : BTS assistance de direction, DUT Logistique, BUT gestion administrative et commerciale.
Compétences :
Aisance avec l'outil informatique et l'utilisation de logiciels
Bonne maitrise du pack office
Aisance relationnelle
Expériences :
Expérience de la gestion administrative
Connaissance des séjours de vacances adaptées serait un plus
Qualités :
Rigueur et sens de l'organisation
Polyvalence, capacité d'adaptation
Sens du travail en équipe
Qualités rédactionnelles.
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Compétences requises
- Sens du relationnel
- Travail en équipe
- Compte-rendu
- Pack Office
- Sens de l’organisation
- Capacité d’adaptation